Los riesgos y beneficios de la retención de datos

En la era digital en la que vivimos, la información es uno de los recursos más valiosos que existen. Toda empresa, organización o incluso persona física cuenta con un volumen importante de datos que son almacenados en diferentes dispositivos y sistemas. Pero ¿qué sucede con estos datos una vez que se han utilizado? ¿Se eliminan de forma segura o se guardan para siempre? La retención de datos es un tema que ha generado mucha controversia en los últimos años, debido a los riesgos y beneficios que puede generar para la seguridad de la información y la protección de la privacidad de las personas.

En este artículo vamos a profundizar en los diferentes aspectos que implican la retención de datos, sus ventajas, desventajas y los principales riesgos que pueden surgir.

¿Qué es la retención de datos?

La retención de datos se refiere a la práctica de guardar datos durante un período determinado de tiempo, después de que hayan sido utilizados para un propósito específico. Por ejemplo, en el caso de una empresa, los datos de sus clientes pueden ser guardados durante cierto tiempo después de haber realizado una transacción, para facilitar posibles reclamaciones o consultas en el futuro, o para fines fiscales y contables.

La retención de datos puede ser voluntaria o estar regulada por la ley. En muchos países existen leyes que establecen el tiempo que determinados tipos de datos deben ser guardados, como en el caso de los registros de salud o financieros.

Beneficios de la retención de datos

La retención de datos puede tener beneficios importantes para la gestión empresarial y la seguridad de la información. A continuación, se detallan algunos de ellos:

1. Facilita la toma de decisiones

La retención de datos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas al proporcionar información histórica que puede ser utilizada para analizar tendencias o patrones a lo largo del tiempo. Esto es especialmente importante en el caso de empresas que manejan grandes volúmenes de datos y necesitan tomar decisiones rápidas y efectivas.

2. Cumplimiento legal

En muchos casos, la retención de datos puede ser obligatoria para cumplir con la legislación y las regulaciones gubernamentales. Por ejemplo, en el caso de las empresas de la salud, la retención de los registros médicos puede ser un requisito legal para garantizar la privacidad y seguridad de los pacientes.

3. Evita posibles litigios

La retención de datos puede ayudar a las empresas a evitar posibles litigios y demandas en el futuro. Al tener una copia de los registros y transacciones realizadas, se puede demostrar la exactitud de una transacción y evitar posibles disputas legales.

4. Optimización de recursos

La retención de datos puede ser útil para optimizar los recursos de almacenamiento. Al mantener sólo los datos necesarios, se puede reducir el gasto en servidores y dispositivos de almacenamiento.

5. Investigaciones internas

En el caso de empresas que necesiten realizar investigaciones internas, la retención de datos puede ser una herramienta valiosa para determinar si se ha producido alguna actividad ilegal o inapropiada.

Riesgos de la retención de datos

Aunque la retención de datos puede tener beneficios importantes, también puede generar riesgos significativos en términos de seguridad de la información y privacidad de las personas. Algunos de estos riesgos son:

1. Fugas de información

La retención de datos puede aumentar el riesgo de pérdida o filtración de información, ya que cuantos más datos se almacenen, mayor será la probabilidad de que se produzcan fugas de información.

2. Amenazas de seguridad

La retención de datos puede aumentar el riesgo de ciberataques y amenazas de seguridad, ya que los datos almacenados pueden ser objeto de robo o manipulación por parte de personas malintencionadas.

3. Costo de almacenamiento

La retención de datos puede aumentar el costo de almacenamiento, ya que la cantidad de datos almacenados puede aumentar significativamente con el tiempo. Esto puede requerir la compra de servidores y dispositivos adicionales para manejar el creciente volumen de datos.

4. Cumplimiento del RGPD

Con la implementación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea, las empresas deben asegurarse de que cualquier retención de datos cumpla con los requisitos de protección de la privacidad de las personas, lo que puede resultar en mayores costos y requisitos adicionales.

5. Pérdida de control de los datos

La retención de datos puede resultar en la pérdida de control sobre los datos almacenados, especialmente si los datos se almacenan en sistemas de terceros o en la nube. Esto puede hacer que la empresa no tenga el control completo sobre sus propios datos.

¿Cómo minimizar los riesgos de la retención de datos?

Para minimizar los riesgos de la retención de datos, las empresas pueden implementar las siguientes medidas:

1. Limpiar los datos innecesarios

Las empresas deben revisar regularmente los datos que están almacenando y eliminar los que ya no son necesarios.

2. Almacenamiento cifrado

Las empresas deben considerar el almacenamiento encriptado de datos sensibles para reducir el riesgo de robo de datos.

3. Examinar los acuerdos con terceros

Si los datos se almacenan en equipos o sistemas de terceros, las empresas deben asegurarse de que se estén utilizando las medidas de seguridad adecuadas.

4. Cumplir con las leyes y regulaciones

Las empresas deben asegurarse de que los datos estén almacenados de acuerdo con las leyes y regulaciones gubernamentales aplicables.

5. Controlar los permisos de acceso

Las empresas deben asegurarse de que los empleados tengan sólo el acceso necesario a los datos almacenados y que se esté llevando un registro de las actividades realizadas en los registros.

Conclusión

La retención de datos puede tener beneficios significativos para la gestión de la información de las empresas, pero también puede generar riesgos importantes en términos de seguridad de la información y privacidad de las personas. Para minimizar estos riesgos, las empresas deben implementar medidas adecuadas de gestión y seguridad de datos, incluyendo la limpieza regular de los datos, el almacenamiento cifrado y el cumplimiento de las leyes y regulaciones gubernamentales aplicables. Con el uso adecuado de estas medidas, las empresas pueden asegurarse de que la retención de datos sea beneficiosa y no ponga en riesgo la seguridad de sus datos o la privacidad de las personas involucradas.